关于规范协会对内对外公文管理的通知
协会各部门：
附件：广东省商业美术设计行业协会公文处理规定
广东省商业美术设计行业协会
第一章 总 则
第一条 为适应广东省商业美术设计行业协会（简称粤商美设协）规范化、制度化、科协化管理的要求，建立健全公文管理制度，提高公文处理的质量和效率，根据公文处理的有关规定，特制定本办法。
第二条 公文是传达方针、发布指示、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具，因此，必须认真做好公文管理工作。
第三条 公文处理必须做到准确、及时、安全，行文要少而精，注重效用。公文由办公室统一收发、分办、传递、立卷、归档和销毁。
第二章 公文主要种类
第四条 适用的公文种类主要有：
（一）决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经讨论通过并要求贯彻执行的重要事项，用“决议”。
（二）通知：发布规章制度、转发上级、同级和不相隶属部门的公文、批转下级部门的公文，要求下级部门办理的需要通知或执行事项，任免和聘用干部，用“通知”。
（三）通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况，用“通报”。
（四）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；向上级请示指示、批准，用“请示”。
（五）批复：答复下级部门请示事项或对下级布置工作，用“批复”。
（六）函：相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管机关提出请示，用“函”。
（七）会议纪要：传达会议决定事项和主要精神，作“会议纪要”。
（八）工作计划：进行工作计划安排部署，用“工作计划”。
第三章 公文格式
第五条 公文一般由标题、发文号、签发人、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、主题词、抄送机关、印发份数等部分组成。
（一） 公文标题：应当准确、简要地概括公文的主要内容。
（二） 发文字号：包括粤商美设协代字、年号、顺序号，粤商美设协发文用“粤商美设协”，秘书处发文用“粤商美设秘”。发文由办公室统一编号。
（三） 公文除会议纪要外，应当加盖公章；上级的公文应当在首页注明签发人姓名。
（四） 公文如有附件，应在公文之后注明附件名称和顺序。
（五） 公文的落款日期以领导签发的日期为准，印发日期与落款日期一般不超过3天。
（六） 公文主题词参照国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》标引，在落款日期之下顶格书写。
第六条 向上级部门的行文，应主报一个部门，如需报送其他相关的上级部门，可用抄报形式。
第七条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，如需同时送其他部门，应用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。在“报告”中不得带请示事项。
第四章 公文的收文管理
第八条 公文收文的流程包括传递、签收、登记、分布、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。
第九条 所有报（送）粤商美设协的公文由办公室负责收受，其他部室一般不直接收受批办公文，如因特殊情况收受后应立即送办公室进入正常的收办文程序，所有来文除署名的以外，由办公室拆封，并根据文件内容进行登记和编号，并附上《文件处理表》。
第十条 经登记编号的文件，由办公室主任提出拟办意见，阅件直接分送领导传阅，办件分送有关部室。重要的文件必须呈执行秘书长和秘书长批示，一般的公文或业务性的公文呈分管领导阅批后送有关部室阅处。紧急公文应提出办理时限。公文拟办意见要准确、恰当。对秘书长批示的重要文件，要根据指示意见交承办部室办理和答复。办公室负责领导批办件的交办督办，并做好反馈情况记录，定期向秘书长汇报。
第十一条 承办部室在收到需办理的文件后应当抓紧办理，不得延误、推诿，一般文件要在七个工作日完成，对确不属于本部室职权范围的，应及时退回办公室，并说明理由、办理内容涉及两个以上部室的，由部室协商办理，如有问题，请示分管领导协调。承办中须发文的，按业务所属范围，由职能部室拟稿。
第十二条 传阅件一般要求三天内处理完，由办公室收回。对已送领导指示和交办部室办理的公文，办公室要适时催阅、催办。
第五章 公文的发文管理
第十三条 公文发文的流程包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、分送、立卷、归档、销毁等。
第十四条 草拟公文的基本要求：
（一） 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
（二） 情况确实，观点明确，条理清楚，书写工整，标点准确，用词用字准确、规范，篇幅力求简短。
（三） 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为 “1”,第四层为 “（1）”。
（四） 根据行文的性质、内容及范围，正确使用文种、办文程序。
第十五条 文稿草拟后，必须由承办部室分管领导和协办部室分管领导分别进行审核会签。承办部室分管领导的审核主要是把好公文的政策关、可行关和文字质量关。承办部室主管领导审核签字后，如有协办部室，应由协办部室分管领导会签。
第十六条 以粤商美设协名义发文原则上必须由秘书长签发；以秘书处名义发文由秘书长授权分管副会长或副秘书长签发。向上级部门的重要请示、报告，经分管签发公文审签后，由会长签发。各部门发文由分管领导签发。领导签发公文应署自己的意见、姓名和时间。
第十七条 公文送领导签发后，必须由办公室核稿，主要把好行文确认关、会签关和公文体例格式程序关。经办公室核稿后进行编号、打印、上报或下发。
第十八条 发文应统一使用粤商美设协的发文稿纸，用碳素墨水书写，严禁在原稿上使用铅笔、圆珠笔、红笔，字迹端正，不允许贴页、截页。
第十九条 公文发出前须由办公室进行发文登记。登记内容：发文字号、登记时间、签发领导、标题、主题词、主送机关、抄送机关、发文范围、发文份数、发出时间等。
第二十条 粤商美设协、秘书处的文件、函件和会议纪要，经编文号后方可打印，特殊情况需打印未经领导签发的文稿大样，须经办公室主任或文秘负责人批准，公文打印必须使用统一的文件函头纸，统一格式。
第二十一条 修拟稿人负责文校，大样的校对和文件装订，最后由文秘口把关和盖章发出。
第六章 公文的阅卷、归档和销毁
第二十二条 公文立卷、归档是按规定对公文的日后备查使用的归类、装订、整理，是公文运转的最后环节。
第二十三条 各部室办理完毕的公文应及时退回办公室，需要长期使用的公文必须在次年第一季度前清退完毕，需用时办理借阅手续，个人不得保存应归档的文件。
第二十四条 公文办完后，办公室应根据档案管理规定及时将公文定稿、正文和有关材料整理后归档。根据文件相互联系、特征和保存价值分类整理立卷归档。
第二十五条 对没有存查价值或不需归档的多余公文，须经办公室主任核准后，进行登记造册后销毁。
第七章 附 则
第二十六条 一切对外发文和网络文件发文(指各招生简章等)由办公室统一编号，再由执行秘书长审核，最后由副会长兼秘书长签名出文。
第二十七条 本办法适用于粤商美设协、秘书处以及下属单位行文。
第二十八条 本办法由广东省商业美术设计行业协会负责解释。
第二十九条 本办法自下发之日起执行。
广东省商业美术设计行业协会
二○一二年十一月一日
